Comment annoncer un changement de process important ?

Vous le savez et nous le savons aussi, la vie en entreprise est loin d’être un long fleuve tranquille ! Changement de collaborateurs, de manager, de process de travail ou encore de logiciel de gestion, les changements perturbent notre quotidien et ceux de nos collaborateurs. Mais ces changements font aussi grandir nos entreprises alors encourageons-les et conduisons-les ! Dans cet article vous en apprendrez plus sur le cycle du changement ainsi que sur la communication du changement.

Comprendre le changement et ses effets

Tout d’abord, clarifions la notion de changement de process : il s’agit d’un changement qui va entrainer une modification des habitudes des salariés. Cela peut concerner un changement de logiciel, de manager, de locaux ou encore d’horaires. Le changement peut aussi concerner une restructuration de l’entreprise, une fusion ou un nouvel angle stratégique.

En bref, n’importe quel élément qui affecte la routine des salariés.

Lorsqu’un changement se produit, chaque individu va passer par les quatre étapes du cycle du changement

1. Le déni : C'est le refus de voir et de prendre en compte la nécessité de changer (”Ce n’est pas possible que le danger soit si grave”, “De toute façon, les chiffres ne veulent rien dire”. C’est un mécanisme de défense.
2. La résistance : On ne nie plus la nécessité du changement, mais on tente d’en limiter au maximum les conséquences sur soi-même (”Ce n’est pas la bonne solution”, “Les vrais problèmes sont ailleurs”)
3. L’exploration : La tendance s’inverse. On commence à réfléchir aux progrès que le changement pourrait apporter. On analyse les problèmes et on envisage des solutions.
4. La mobilisation : On est suffisamment convaincu par les solutions élaborées pour y trouver une source supplémentaire de motivation, ou pour entraîner son entourage.

Chaque personne passe par ce cycle, plus ou moins rapidement et c’est tout à fait normal ! Ces comportements permettent à votre collaborateur de digérer ce changement pour mieux le vivre par la suite. Alors, quand un de vos collaborateurs sera dans une phase de résistance, gardez à l’esprit qu’il est simplement en train de vivre son cycle du changement. C’est l’opportunité pour vous de l’accompagner au mieux dans cette transition.

Accompagner son collaborateur grâce à la communication du changement

Etape 1 : Engager le projet

Avant de passer à l’action et de vivre le changement, vous devez engager le projet auprès de vos collaborateurs. La conduite du changement passe par un accompagnement en amont pour les mobiliser, les rassurer et les impliquer. Cette première étape se décline en 3 points majeurs et nécessite une communication adaptée (gardez à l’esprit que vous pouvez aussi demander à vos collaborateurs comment ils souhaitent être accompagnés).

Le pourquoi : Ce premier point consiste à expliquer la raison pour laquelle un changement doit intervenir. Donner du sens permet de ne pas laisser ses collaborateurs dans le flou. Avec une communication mobilisatrice vous luttez contre l’incrédulité et montrez à vos collaborateurs ce qu’ils ont à gagner avec ce changement.

Le comment : A l’aide d’une communication explicative, vous allez expliquer le comment, c’est-à-dire les méthodologies pour appréhender ce changement. Cette étape va permettre de diminuer la résistance.

Le processus : Avec la communication sécurisante, vous allez expliquer le processus de changement à vos collaborateurs pour diminuer leur stress et les peurs ressenti.

Etape 2 : Les accompagner pas à pas

Après avoir discuté et prévenu du changement, vos collaborateurs vont entamer leur cycle. Pour éviter les allers-retours entre les étapes, ou qu’ils soient bloqués à l’une d’entre elles, vous allez les accompagner tout au long de la courbe (voir le schéma plus haut)

• Sensibiliser à la nécessité du changement pour franchir l’étape du déni
• Rechercher la participation active des collaborateurs pour franchir l’étape de la résistance
• Faire appel à la créativité des collaborateurs pour atteindre l’étape finale de la mobilisation

Etape 3 : Le passage à l’action

Lors du changement, il peut être bénéfique de démontrer les résultats à court terme (profit quelconque lié au changement) ce qui permettra de conserver la mobilisation de tous. Par la suite, mettez en place une communication gratifiante qui impulsera des signes de reconnaissance. Vos équipes en seront d’autant plus engagées et cela leur permettra de s’approprier le changement.

Conseil : Expliquez le cycle du changement à vos collaborateurs pour qu’ils puissent l’anticiper et ne pas être surpris de ce qu’ils vont vivre et ressentir. Gardez à l’esprit que chaque collaborateur vivra son cycle à une vitesse différente, alors adaptez votre accompagnement !

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